​

Хто такий державний реєстратор?

 

Відповідно до ч. 1 ст. 6 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань", державним реєстратором може бути громадянин України, який має вищу освіту,  відповідає квалфіфікаційни вимогам, визначеним Міністерством юстиції України, та перебуває у трудових відносинах з суб'єктом державної реєстрації (крім нотаріусів) та нотаріус.

Наказом Міністерства юстиції України від 29.12.2015 р. № 2790/5 встановлено наступні кваліфікаціні вимоги до державного реєстратора: вільне володіння державною мовою, стаж роботи за фахом на державній службі на посаді не нижче провідного спеціаліста не менше 1 року або стаж роботи в інших сферах управління не менше 3 років.

Приміть до уваги, що серед вимог до особи державного реєстротора є наявність вищої освіти, однак це може бути будь-яка вища освіта, не обов'язково юридична. Відповідно, не варто покладати на державного реєстратора завеликі надії відносно консультацій, а його коментарі щодо поданих документів можна та потрібно ставити під сумнів, адже державний реєстратор не є фахівцем в галузі права.

​

Чому необхідно скаржитися?

​

Якщо культурний та професійний рівень надання державним реєстратором адміністративних послуг є низьким, це є проблемою, яка не вирішиться сама собою. Вирішення цієї проблеми залежить від держави, що виступає роботодавцем державних реєстраторів. Реагувати на факти порушення прав та законних інтересів громадян та юридичних осіб держава буде лише в тому випадку, якщо про такі факти їй буде відомо.

Таким чином, якщо своїм рішенням, дією чи бездіяльністю державний реєстратор порушує права заявника, то відстоювання цих прав - це громадянський обовязок, виконання якого наближує все суспільство до бажаних стандартів надання державою та її службовцями якісних послуг населенню.

​

Чи бажаєте Ви контактувати з державним реєстратором? Способи подання документів для державної реєстрації 

​

Нагадаємо про існуючі способи подачі документів для державної реєстрації (ст. 14 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань"):

1) в електронній формі;

2) в паперовій формі поштовим відправленням;

3) в паперовій формі особисто заявником.

Розглянемо ці способи детальніше.

Подання документів в електронній формі можливе через он-лайн будинок юстиції  із обов'язковим застосуванням електронного цифрового підпису, який потрібно отримати завчасно. Зверніть увагу - електронний цифровий підпис повинен належати тій фізичній особі, яка уповноважена подавати документи для державної реєстрації, або її представнику, якщо представництво оформлене належним чином. Зауважте, що наразі он-лайн будинок юстиції працює в тестовому режимі і дозволяє подавати документи лише для обмеженої кількості реєстраційних дій (державна реєстрація фізичної особи підприємцем та деякі інші).

Подання документів в паперовій формі поштовим відправленням своєю очевидною перевагою має виключення особистого контакту з державним реєстратором або фронт-офісом. Відповідно, у випадку виникнення труднощів з поданням документів особисто, або небажанням витрачати час на особисте подання, варто подавати документи саме поштовим відправленням. Для цього необхідно засвідчити у нотаріуса справжність підпису на заяві про державну реєстрацію. (п. 5 ч. 1 ст. 15 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб-фізичних осіб-підприємців та громадських формувань").

Подання документів у паперовій формі особисто заявником передбачає особистий контакт з державним реєстратором або робітником фронт-офісу. У порівнянні з відправленням документів поштовим відправленням, цей спосіб може бути швидшим. Окрім того, відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 25 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадьких формувань", а також абз. 2 п. 3 Розділу ІІ Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, за бажанням заявника державний реєстратор, уповноважена особа суб’єкта державної реєстрації за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру формують та роздруковують заяву про державну реєстрацію, на якій заявник проставляє власний підпис за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній. Ми ж рекомендуємо заповнювати заяви самостійно, користуючись нашими безкоштовними та завжди актуальними зразками, що надаються тут.

Варто також зауважити, що повноваження щодо здійснення державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань є у нотаріусів, які, однак, за свої послуги можуть справляти окрему плату.​​

​

Обов'язки державного реєстратора при поданні документів для здійснення державної реєстрації

 

При поданні документів для здійснення реєстраційних дій заявники повсякчас стикаються з підвищеною вибагливістю з боку державних реєстраторів, які змушують їх багаторазово переробляти документи, що далеко не завжди є виправданим. Саме тому варто, принаймні для балансу, ознайомитися з обов'язками державного реєстратора, ти вимагати від нього їх належного виконання.

Якщо документи для державної реєстрації подаються в паперовій формі, то вони приймаються за описом, примірник якого в той самий день видається заявнику з відміткою про дату отримання документів та кодом доступу (ч. 4 ст. 14 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань"). Опис формується за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру. При отриманні оису Вам необхідно перевірити відповідність його змісту фактичному переліку поданих документів. У випадку наявності будь-яки розбіжностей вимагайте виправлення помилок. Якщо реєстратор (уповноважена особа фронт-офісу) заявляє, що це неможливо з технічних причин, наполягайте на виправленні помилок вручну та особистому засвідченні правильності кожного з таких виправлень підписом особи, що приймає документи (державний реєстратор чи уповноважена особа фронт-офісу).

Важливо, що державний реєстратор (уповноважена особа фронт-офісу) не має права усно відмовляти у прийнятті документів для здійснення державної реєстрації! Перевірка документів на наявність підстав для зупинення розгляду документів або для відмови в державній реєстрації здійснюється державним реєстратором вже після прийому документів та видачі зазначеного опису.

Як діяти, якщо державний реєстратор чи уповноважена особа фронт-офісу усно відмовляє у прийомі документів для державної реєстрації? Необхідно наполягати на письмовій відмові у здійсненні державної реєстраії або у прийомі документів (остання непередбачена законододавством, як не передбачена і усна відмова). Зазначте, що усна відмова законодавством не передбачена, а Ви маєте право на повноцінний розгляд поданих документів, навіть якщо особа, яка приймає документи, вважає, що у державнй реєстрації буде відмовлено. Зазвичай цього достатньо, але у разі, якщо мета не досягнута, ввімкніть відеозапис та повторіть своє прохання прийняти документи для здійснення державної реєстрації.  У подальшому відеозапис може бути використано як доказ при оскаренні дій державного реєстратора.

Варто зауважити, що на розгляд документів, поданих для державної реєстрації щодо юридичних осіб чи фізичних осіб-підприємців, у державного реєстратора є лише 24 години з моменту надходження документів (крім вихідних чи святкових днів), а щодо громадських об'єднань - 3 робочі дні (є й інші виключення, див. ст. 26 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань"). Якщо документи відпрвавляються поштовим відправленням, відлік часу розпочнеться з моменту отримання державним реєстратором 

​

Особливості проведення державної реєстрації через фронт-офіси

​

Особливості проведення державної реєстрації через фронт-офіси визначені Розділом ІІІ Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Відповідно до абз. 2 п. 1 зазначеного Розділу, у разі подання документів для державної реєстрації до фронт-офісу уповноважена особа такого фронт-офісу здійснює усі дії щодо прийняття та видачі документів для державної реєстрації, передбачені вказаним Порядком, та здійснення яких покладається на державного реєстратора, уповноважену особу суб’єкта державної реєстрації відповідно до вказаного Порядку.

​

Підстави для зупинення розгляду документів або для відмови в державній реєстрації. Строки та наслідки

​

Виключний перелік підстав для зупинення розгляду документів, поданих для державної реєстрації, передбачений ч. 1 ст. 27 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань", який також можна завантажити тут.

Рішення про зупинення розгляду документів за наявності хоча б однієї з вказаних підстав може бути прийняте протягом 24 годин з моменту подання документів для державної реєстрації, про що ​ на порталі електронних сервісів у день зупинення розміщується повідомлення, яке також надсилається заявнику на адресу його електронної пошти.

Розгляд документів зупиняється на 15 календарних днів, протягом яких заявник може подати документи, необхідні для усунення підстав для зупинення розгляду. Якщо заявник бажає отримати документи, подані для державної реєстрації, він подає про це заяву державному реєстратору про їх повернення. Не пізніше наступного робочого дня з дня надходження вказаної заяви документи, що потребують усунення підстав для зупинення розгляду документів, видаються/надсилаються поштовим відправленням заявнику.  

Якщо протягом 15 днів підстави для зупинення розгляду не буде усунуто, у державній реєстрації буде відмовлено на підставі п. 4 ч. 1 ст. 28 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань".

Повний та виключний перелік підстав для відмови у державній реєстрації зазначений у ст. 28 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань", та може також бути завантажений тут.

Рішення про відмову у державній реєстрації може бути прийняте протягом 24 годин з моменту подання документів для державної реєстрації, про що на порталі електронних сервісів у день відмови розміщується повідомлення,яке повинне містити посилання на конкретну норму (пункт, статтю) законодавства із зазначенням, що саме порушено під час оформлення та подання документів, а також повинно бути зазначено, який саме пункт чи стаття поданого заявником документа (статуту, протоколу тощо) не відповідає нормам законодавства.

Варто зазначити, що заявнику не слід боятися відмови у державній реєстрації, оскільки будь-яких серйозних наслідків вона за собою не тягне. Після усунення пістав відмови документи завжди можна подати заново, а про повернення вже поданих документів можна подати заяву, на підставі якої документи буде повернуто не пізніше наступного робочого дня після її подання.

Таким чином, максимум, що заявник втрачає - це 24 години часу, та в деяких випадках адміністративний збір (адміністративний збір не справляється при створенні юридичної особи, громадського формування без статусу юридчної особи, державній реєстрації фізичної особи підприємцем, внесенням змін до відомостей про юридичну особу у зв'язку з приведенням установчих документів у відповідність із законами та у агатьох інших випадках - ст. 36 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань").

​

Персональна відповідальність державного реєстратора

​

Оскільки державний реєстратор перебуває у трудових відносинах з суб'єктом державної реєстрації, за неналежне виконання ним своїх обовязків державний реєстратор може бути притягнутий до дисциплінарної відповідальності.

Державний реєстратор персонально несе адіміністративну відповідальність за:

1) ​​​порушення встановлених законом строків для проведення державної реєстрації юридичної особи, фізичної особи-підприємця чи громадського формування - тягне за собою накладення штрафу на посадову особу у розмірі від  від 3400 до 6800 грн;

2) вимагання не передбачених законом документів для проведення державної реєстрації - тягне за собою накладення штрафу на посадову особу у розмірі від  від 3400 до 6800 грн;

3) інші порушення встановленого законом порядку проведення державної реєстрації юридиної особи, фізичної особи-підприємця чи громадського формування - - тягне за собою накладення штрафу на посадову особу у розмірі від  від 3400 до 6800 грн.

(ст. 166-11 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП).

Як бачимо, штрафи за правопорушення у сфері проведення державної реєстрації є досить суттєвими, а тому цілком можуть спонукати державних реєстраторів стримуватись від неправомірних дій, за які їх потім можуть притягнути до відповідальності.

 

Механізм притягнення державного реєстратора до відповідальності

​

Якщо державний реєстратор не стримався і вчинив адміністративне правопорушення, постраждалій особі необхідно звернутися із скаргою до Мін'юсту України або його територіального органу, оскільки саме Міністерство юстиції є органом, з яким державний рестратор перебуває у трудових відносинах, а також органом, уповноважені особи якого складають протоколи про адміністративні правопорушення, передбачені ч. 1 ст. 166-11 КУпАП (ст. 255 КУпАП).

В першу чергу необхідно подбати про документальне підтвердження скарги, адже, відповідно до ч. 5 ст. 34 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань", до скарги додаються засвідчені в установленому порядку копії документів, що підтверджують факт порушення прав скаржника (за наявності). Якими саме можуть бути ці документи?

По-перше, якщо документи державним реєстратором (уповноваженою особою фронт-офісу) було прийнято,  до заяви необхідно буде додати копію опису, яку заявник повинен засвідчити своїм підписом із зазначенням "Копія вірна". 

Якщо оскаржується рішення про зупинення розгляду документів чи про відмову у державній реєстрації, необхідно роздрукувати повідомлення з порталу електронних сервісів, де за кодом можна знайти та роздрукувати результат надання адміністративної послуги.

Варто також прийняти до уваги, що під час розгляду скарги по суті комісія вирішує: 

1) чи мало місце прийняття оскаржуваного рішення суб’єктом оскарження, чи мала місце оскаржувана дія або бездіяльність суб’єкта оскарження;

2) чи було оскаржуване рішення прийнято суб’єктом оскарження на законних підставах, чи здійснювалася дія або вчинялася бездіяльність суб’єктом оскарження на законних підставах;

3) чи належить задовольнити кожну з вимог скаржника або відмовити в їх задоволенні;

4) чи можливо поновити порушені права або законні інтереси скаржника іншим способом, ніж визначено ним у своїй скарзі (зокрема внесення шляхом виправлення технічних помилок у записах реєстрів взамін скасування рішення державного реєстратора);

5) які рішення підлягають скасуванню або які дії, що випливають з факту скасування рішення або з факту визнання оскаржуваних дій або бездіяльності протиправними, підлягають вчиненню.

(П. 8 Порядку розгляду скарг у сфері державної реєстрації,  затвердженого Постановою КМУ від 25.12.2015 р. № 1128). 

Якщо для доведення оставин, на які є посилання у скарзі, необхідно буде надати копію якогось з документів, що подавалися для державної реєстрації (наприклад, якщо у відмові зазначено, що якийсь пункт статуту не відповідає законодавству, а це не відповідає дійсності), то необхідно подати державном реєстратору заяву про повернення документів, а саме - того документа, копію якого планується додавати до скарги. Заяву необхідно підготувати в двох примірниках, та попросити проставити на примірнику заявника відмітку про прийняття заяви. Таким чином, копія заяви із відміткою про прийняття та копія повернутого документа також можуть слугувати доказами обставин, на які заявник посилається у скарзі.

Окрім того, доказом може слугувати відеозапис, якщо письмових доказів немає. Так може бути у випадку, коли державний реєстратор чи уповноважена особа фронт-офісу відмовилася приймати документи для державної реєстрації або допустила інше порушення, яке не зафіксоване у документах.

Доказами також можуть слугувати показання свідків, ящо їх викласти письмово на окремих аркушах із зазначенням паспортних та контактних даних цих свідків. 

Для оперативного розгляду скарги важливо одразу правильно визначити суб'єкта розгляду скарги, яким може бути:

1. Міністерство юстиції України - розглядає скарги: а) на проведені державним реєстратором реєстраційні дії (крім випадків, коли такі реєстраційні дії роводилися на підставі судового рішення); б) на рішення, дії та бездіяльність територіальних органів Міністерства юстиції.

2. Територіальний орган Міністерства юстиції України розглядає скарги: а) на рішення (крім рішення, згідно з яким проведено реєстраційну дію), дії або бездіяльність державного реєстратора; б) на дії або бездіяльність суб'єктів державної реєстрації.

У разі неправильного визначення суб'єкта розгляду скарги скарга не повертається, а пересилається належному суб'єкту розгляду скарги у строк до 5 календарних днів.

Відповідно до абз. 2 п. 16 Порядку розгляду скарг у сфері державної реєстрації, якщо комісія під час розгляду скарги по суті виявляє адміністративне правопорушення у сфері державної реєстрації, відповідальність за вчинення якого передбачена ст. 166-11 КУпАП, суб’єкт розгляду скарги складає протокол про адміністративне правопорушення у порядку, визначеному Мін’юстом. Вказаний  порядок закріплений в Інструкції з оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення у сфері державної реєстрації, затвердженій Наказом Міністерства юстиції України від 12.08.2016 р. № 2473/5. Уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 166-11 КУпАП, є судді районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судів (ст. 221 КУпАП). Тому складений протокоил та інші матеріали, що підтверджують факт вчинення адміністративного правопорушення, формуються уповноваженою особою у справу про адміністративне правопорушення і протягом 15 календарних днів з дня складення протоколу направляється до районного (міського, районного у місті, міськрайонного) суду за місцем вчинення адміністративного правопорушення.

Важливо також прийняти до уваги особливості строків: строк поданння скарги становить 6 календарних днів (ч. 3 ст. 34 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань"), а строк накладення аміністративного стягнення складає два місяці з дня вчинення правопорушення (ст. 38 КУпАП). Судова практика рясніє постановами про  визнання державних реєстраторів винними у вичненні адміністративних правопорушень, передбачених ч. 1 ст. 166-11 КУпАП з одночасним закриттям провадження по справі у зв'язку з закінченням строків, передбачених ст. 38 КУпАП. Наприклад:

06.07.2018 року суддя Синельниківського міськрайонного суду розглянула матеріали, які надійшли від Міністерства юстиції України про притягнення до адміністративної відповідальності державного реєстратора за порушення вимог п. 7 ч. 2 ст. 25 ЗУ "Про державну реєстрацію...", правопорушення було вчинене 22.03.2018 року. Протокол про адміністративне правопорушення було складено 16.05.2018 року, а справа про адміністративне правопорушення надійшла до суду 22.06.2018 року. Суддя постановила визнати державного реєстратора винною та закрити провадження у справі у зв'язку із закіченням строків, передбачених ст. 38 КУпАП.​

Постанова по справі № 191/2455/18 від 06.07.2018 року

 

Тому, якщо в діях (бездіяльності) державного реєстратора вбачається склад адміністративного правопорушення, передбаченого ч. 1 ст. 166-11 КУпАП, важливо подавати скаргу одразу, не затримуючи строки, оскільки вся процедура притягнення державного реєстратора до адміністративної відповідальності може зайняти тривалий час і навіть перевищити два місяці, передбачені ст. 38 КУпАП.

​

Поновлення порушених прав або законних інтересів скаржника

​

За загальним правилом, розгляд скарги здійснюється у строки, передбачені ЗУ "Про звернення громадян" (1 місяць). За результатом розгляду скарги видається наказ, що містить мотивоване рішення про задоволення скарги або про відмову в її задоволенні. Протягом 3-х робочих днів з дня прийняття вказаного рішення скаржнику, суб’єкту оскарження, а також заінтересованим особам, які брали участь у розгляді скарги по суті, надсилаються засвідчені копії рішення.

У разі прийняття рішення про скасування реєстраційної дії, проведення державної реєстрації (якщо оскаржувалася відмова у державній реєстрації),  виправлення технічної помилки, допущеної державним реєстратором, рішення виконується не пізніше наступного робочого дня з дати прийняття такого рішення шляхом внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру. Для виконання таких рішень повторне подання документів для проведення державної реєстрації та сплата адміністративного збору не вимагаються.​​